La coordinación eficaz de equipos y la gestión eficiente de proyectos son fundamentales en el contexto actual que viven las redacciones, cada vez más complejo debido a la digitalización de los medios de comunicación. Estas tareas, que a menudo recaen en profesionales sin formación específica en gestión de proyectos, comprenden desde asegurar la puntualidad en las entregas hasta la asignación de diseños y la publicación de historias en todas las plataformas.
Para dar respuesta a estas necesidades, Robin Kwong, editor de Nuevos Formatos en The Wall Street Journal, ha publicado una guía titulada “Gestión de Proyectos para Redacciones“, con el objetivo de proporcionar a los profesionales de las redacciones las herramientas y habilidades necesarias para una gestión de proyectos eficiente. El documento ja sido elaborado en colaboración con la Asociación para la Gestión de Proyectos del Reino Unido.
La guía de Kwong se dirige especialmente a aquellos periodistas que, aunque no cuentan con una formación específica en la materia, se encuentran desempeñando tareas de coordinación y gestión en sus redacciones. En ella, Kwong detalla las mejores prácticas para cada etapa del ciclo de vida de un proyecto editorial exitoso, proporcionando así un recurso integral y accesible para los profesionales del periodismo.
La guía resalta la importancia de la claridad en la gestión de proyectos, destacando que un papel crucial del gestor de proyectos es generar y comunicar con precisión las metas y objetivos del proyecto. Kwong también enfatiza la necesidad de construir relaciones a largo plazo dentro de la redacción, aconsejando adoptar un enfoque relacional en lugar de transaccional con el equipo de trabajo.
En una entrevista recogida por Poynter, Kwong explica que su guía puede ayudar a los periodistas a ver “los contornos de dónde están los bordes y qué cosas deben hacer”. Así, espera que este recurso sirva como una “previa sin dolor” a los desafíos que conlleva la gestión de proyectos en las redacciones.
El experto sostiene que las competencias adquiridas en la gestión de proyectos pueden contribuir a mejorar las habilidades de gestión de productos y viceversa, dado que los proyectos y los productos comparten muchas características en común. De hecho, los proyectos son finitos y no forman parte del curso ordinario de los negocios, mientras que los productos tienden a evolucionar con el tiempo.
Por último, Kwong señala que una gestión de proyectos eficiente puede reportar múltiples beneficios a las redacciones, incluyendo una mayor capacidad para aprender, crecer, adaptarse y responder rápidamente a nuevos desafíos. Además, una buena gestión puede ahorrar esfuerzo y evitar el desperdicio de recursos, comunes en proyectos mal gestionados.
Recomendaciones de la guía
La guía “Gestión de Proyectos para Redacciones” se estructura en cuatro capítulos, cada uno abordando diferentes aspectos de la gestión de proyectos.
- Capítulo 1. Introducción.
- Capítulo 2: Planificación del proyecto. En esta etapa debes tener todas las piezas en su lugar para iniciar formalmente el trabajo en el proyecto. Esto incluye: una idea clara para tu proyecto, un conjunto de metas para lo que esperas lograr con el proyecto, un sentido de la magnitud del proyecto que surge de la idea central, la ‘luz verde’ en términos de compromiso de los miembros del equipo y ninguna objeción activa de las personas con poder de veto, una clara asignación de los roles y responsabilidades necesarios para el equipo del proyecto, y la participación de las personas para asumir esos roles. Además, debes tener una idea aproximada de las tareas a realizar y los hitos claves en la línea de tiempo del proyecto.
- Capítulo 3: Ejecución del proyecto. La ejecución del proyecto consiste principalmente en ayudar al equipo a alcanzar los hitos que llevan a la finalización del proyecto, mientras se reacciona y se adapta a nueva información y circunstancias cambiantes. Los principales componentes de trabajo que aseguran que esto se desarrolle de manera efectiva incluyen: la reunión de inicio, que convoca al equipo y lo orienta en la dirección correcta, el mantenimiento de diferentes canales de comunicación para cumplir diferentes propósitos como sensibilizar, tomar decisiones rápidamente y mantener a los interesados a bordo, y referirse al plan original del proyecto (especialmente la idea central) para guiar la toma de decisiones.
- Capítulo 4: Finalización del proyecto. El proyecto ha sido lanzado con éxito. Antes de avanzar, asegúrate de completar algunas tareas restantes. Organiza tu lista de tareas pendientes, separándolos en tres categorías: tareas inmediatas, mantenimiento/actualización y expansión. Revisa las métricas de rendimiento del proyecto. Realiza una reunión retrospectiva para capturar aprendizajes y cerrar el proyecto adecuadamente. Crea una presentación concisa (wrap deck) para resumir el proyecto y sus logros.
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